Tarih | : | 05.05.2020 |
Sayı | : | YMM-2020/71 |
Konu | : | Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından Elektronik Ortamda Düzenlenen Muhasebe Fişlerine İlişkin Kılavuz Yayımlanmıştır. |
1- Giriş
Bilindiği üzere, 1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği’nin “4.4. e-Defter Dosyaları, Berat Dosyaları ve Muhasebe Fişlerinin Muhafaza ve İbrazı” başlıklı bölümünde;
“e-Defter uygulamasına dahil olan mükelleflerin e-Defter ve berat dosyaları ile birlikte “Muhasebe Fişleri”ni de kağıt ve/veya elektronik ortamda muhafaza etmesinin zorunlu olduğu,
Kağıt ortamda tutulması tercih edilen muhasebe fişleri hariç olmak üzere, elektronik ortamda oluşturulan muhasebe fişlerinin veri bütünlüğünün sağlanması ile kaynağının inkâr edilmezliğinin, Nitelikli Elektronik Sertifika (NES) veya Mali Mühür ile garanti altına alındığı ve bu nedenle kağıt ortamında saklanmayacağı ve elektronik ortamdaki bu dosyaların kağıt ortamdaki halinin hukuken hüküm ifade etmeyeceği,”
belirtilmiştir.
Gelir İdaresi Başkanlığı’nın internet sitesinde (http://www.edefter.gov.tr) 30.04.2020 tarihinde “Elektronik Ortamda Düzenlenen Muhasebe Fişlerine İlişkin Kılavuz” yayımlanmıştır.
Yayımlanan bu kılavuzda, e-Defter uygulamasına dahil olan mükellefler tarafından elektronik ortamda oluşturulan “Muhasebe Fişleri”nin içeriğinde yer alması gereken asgari bilgiler, dosya formatları ile bu belgelerin elektronik ortamda düzenlenmesi sırasında uyulacak teknik usul ve esaslar açıklanmış olup, yapılan açıklamalar özetle aşağıdaki gibidir:
Muhasebe fişlerinin, elektronik ortamda düzenlenmesine yönelik bir zorunluluk getirmeyen bu kılavuz muhasebe fişlerinin elektronik ortamda düzenlenmesi durumu ile alakalı olup, daha önce olduğu gibi mükellefler dilemeleri halinde muhasebe fişlerini kağıt ortamda düzenlemeye ve muhafaza etmeye devam edebileceklerdir.
2- Elektronik Ortamda Düzenlenecek Muhasebe Fişlerinde Asgari Olarak Bulunması Gereken Bilgiler:
Muhasebe fişi literatürde; muhasebe işlemlerinin yevmiye defterine yazılmadan önce kaydedildiği, yetkili kişiler tarafından imzalandığı ve yevmiye bilgilerini içeren fiş olarak tanımlanmaktadır.
Muhasebe fişlerine konu muamelelerin 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun 219 uncu maddesinde yer alan hükümler uyarınca, en geç 45 gün içinde bu fişlerden yararlanılarak yevmiye defterine kayıtlarının yapılması gerekmektedir.
Muhasebe fişleri, Tahsil Fişi, Tediye (Ödeme) Fişi ve Mahsup Fişi olmak üzere 3 ana türde sınıflandırılmaktadır.
E-defter uygulamasına dahil olan mükellefler tarafından her bir belgeye ait yevmiye maddesi için düzenlenmesi gereken muhasebe fişlerinde asgari olarak bulunması zorunlu bilgiler yayınlanan kılavuza göre aşağıdaki gibidir:
Bilgi |
Mükellefin Adı/Soyadı veya Unvanı ile VKN veya TCKN’si |
Fişin Türü (Tahsil/Tediye/Mahsup) |
Fişin Düzenleme Tarihi (Gün/Ay/Yıl) |
Fişin Düzenleme Zamanı (Saat ve Dakika) |
Fişin Numarası (Müteselsil sıra numaralı olarak takip edilmelidir) |
Fişin Ait Olduğu Yevmiye Madde Numarası |
Borçlu Hesabın Kodu (Ana Hesap ve Alt/Muavin Hesap Koduyla birlikte) |
Borçlu Hesabın Adı (Ana Hesap ve Alt/Muavin Hesap Adıyla birlikte) |
Borçlu Hesabın Tutarı |
Alacaklı Hesabın Kodu (Ana Hesap ve Alt/Muavin Hesap Koduyla birlikte) |
Alacaklı Hesabın Adı (Ana Hesap ve Alt/Muavin Hesap Adıyla birlikte) |
Alacaklı Hesabın Tutarı |
Fişin Borç Toplamı |
Fişin Alacak Toplamı |
Fişin Sayfa Numarası (İlgili Sayfa No / Toplam Sayfa No şeklinde) |
Alacaklı ve Borçlu Hesaplar Bazında Açıklama |
Fişi Onaylayanın Adı Soyadı – İmzası |
3- Muhasebe Fişlerinin Elektronik Dosya Formatı ve Onaylanması:
Yukarıda yer verilen tabloda belirtilen zorunlu bilgileri barındıran elektronik ortamdaki muhasebe fişlerinin, genel tanınırlığa sahip ve bir veri tabanı dosyası (table) olarak kullanılabilecek standart belge formatında (xml, pdf içi xml, pdf, txt, csv, json vb.) olması gerekmektedir.
Bilgisayarlı muhasebe programlarında düzenlenip, genel tanınırlığa sahip belge formatına dönüştürülen, kağıt çıktısı alınmadan muhafaza ve ibraz edilmek istenen fişler, yukarıda belirtilen standart belge formatlarına uygun olmak koşuluyla, elektronik ortamda düzenlenmiş olarak kabul edilecektir.
Elektronik muhasebe fişlerinin, defter kayıtlarının mükellefle düzenlenen aracılık ve sorumluluk sözleşmelerine istinaden serbest muhasebeci mali müşavirler tarafından gerçekleştirildiği durumlarda serbest muhasebeci mali müşavire ait NES veya Mali Mühürle, mükellefin kendisi veya işletmesinde istihdam ettiği serbest muhasebeci mali müşavir unvanına haiz meslek mensubu tarafından gerçekleştirildiği durumlarda ise mükellefin kendisi veya işletme bünyesinde istihdam ettiği serbest muhasebeci mali müşavire ait NES veya Mali Mühürle zaman damgalı şekilde imzalanarak onaylanması ve elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesi gerekmektedir.
Her bir muhasebe fişinin ayrı ayrı olarak onaylanması esas olmakla birlikte aynı tarihe ait muhasebe fişlerinin aynı elektronik dosya içinde topluca elektronik ortamda NES veya Mali Mühür ile zaman damgalı olarak onaylanması da mümkündür.
Elektronik muhasebe fişlerinin düzenlenmesi ve bu fişlere konu muamelelerin defterlere kayıtlarının yapılmasında 213 sayılı Kanunun “Kayıt zamanı” başlıklı 219’uncu maddesinde yer alan hükümler başta olmak üzere gerek 213 sayılı Kanunun diğer maddeleri gerekse ilgili mevzuatlarında belirlenen hükümlere uyulması zorunludur.
213 Sayılı VUK’un 352/I-6.maddesinde;
“Bu Kanunun kayıt nizamına ait hükümlerine (Madde 215 – 219) uyulmamış olması (Her incelemede inceleme tarihine kadar aynı takvim yılı için tespit edilen usulsüzlükler tek fiil sayılır)” denilmektedir.
Buna göre muhasebe fişlerinin yukarıda açıklanan çerçevede onaylarının zamanında yapılmaması halinde kayıt nizamına uyulmamış olacağı için, mezkur kanun hükmü uyarınca I. Derece usulsüzlük cezası kesilmesi söz konusu olacaktır. 2020 yılı için sermaye şirketleri açısından I. Derece usulsüzlük cezası 220 TL’dir.
Söz konusu kılavuza aşağıdaki bağlantı yolu ile ulaşabilirsiniz.
Elektronik Ortamda Düzenlenen Muhasebe Fişlerine İlişkin Kılavuz için TIKLAYINIZ
Saygılarımızla,
